Многие директора задаются вопросом: «Есть автомобиль, этот автомобиль используется для производственных целей и при этом тратиться бензин, который директор заправляет на свои деньги. Можно ли эти деньги брать из кассы, а потом весь ГСМ списывать в расходы?»

Да, это сделать можно, но все в меру. Самое главное – это необходимо, чтобы автомобиль числился на предприятии. Возможно, компания на свои или заемные деньги купила данное транспортное средство и поставила его на учет в качестве основного средства. Либо должен быть договор между компанией и физическим лицом об аренде автомобиля, если это работник вашей компании. Конечно же договор может быть и с юридическим лицом.

После того, как вы определились с автомобилем, вам необходимо определиться с нормами списания. Есть рекомендация от Министерства транспорта Российской Федерации, что нужно «придерживаться» их распоряжением от 14 марта 2008 г. №АМ-23-р. В этом распоряжении прописаны нормы расхода ГСМ на множество автомобилей. Вы находите свой автомобиль там, а после прописывайте в приказ данные из этого распоряжения.

Причем после 14 июля 2015 года вышли новые коэффициенты, которые повышают нормы расхода. Распоряжение Минтранса России от 14 июля 2015 г. №НА-80-р. В данном распоряжении затронут вопрос об городах-миллионниках и пробеге автомобиля. Например, если в вашем городе живет свыше 5 миллионов человек, то максимальная надбавка составит 35%. Если вы сомневаетесь по размеру населения в вашем городе, то можно посмотреть на сайте Росстата, либо на сайте региона. Еще есть коэффициенты, которые повышают нормы расхода из-за большого пробега автомобиля. Например, 10% надбавкой идет после пробега в 150 000 километров. Есть еще коэффициенты для технологичного транспорта, которые перемещаются не по дорогам, то есть экскаваторы, огромные грузовики, бурильщики. Такой транспорт мы можем увидеть на карьерах или огромных заводах.

После вы все коэффициенты прописываете в приказе, в этом же приказе вы пишите номера и даты распоряжений от Минтранса. Это необходимо для того, чтобы было понятно на каком основании вы поставили ту или иную норму расхода топлива.

Бывает, что автомобили переоборудовают для использования газа, поэтому в нормах вы не найдете положенный расход данного топлива. Но и в этом есть выход. Как известно, налоговый кодекс не устанавливает нормы расхода на списание ГСМ. Но для того, чтобы «узаконить» ваши расходы, необходимо сначала будет самим посчитать нормы расхода. Для этого вы создаете комиссию, которая делает контрольный заезд. На основании заезда пишется акт, а после него – приказ, в котором будут прописаны все нормы. Но надо не забывать, что этих норм необходимо будет придерживаться, если вы будете списывать больше, то налоговая инспекция потребует исключить эти затраты из расходов. Увы, но судебная практика в пользу налоговиков. Например, Постановление арбитражного суда Северо-Кавказкого округа от 25.09.2015г. №Ф08-5527/2015.

После того, как вы определились с нормами расхода топлива, можно покупать бензин. Самый простой способ – это через авансовый отчет. Выдаете на месяц деньги водителю, а в конце месяца он отчитывается по ним. Есть сложнее путь, это заключение договора со сторонней компанией, которая вам сделает карточки, и водители смогут по ним покупать бензин на определенных станциях. Так же должны быть написаны путевые листы. Если это легковой автомобиль, который возит директора или бухгалтера, то путевой лист можно делать в одном экземпляре на целый месяц. В конце месяца, на основании путевых листов, вы можете списать купленный бензин на расходы. Для того, чтобы к вам не предирались, к списанию по требованию-накладной, можно делать отдельно акт на списание.

Если по данной статье у вас остались вопросы, вы всегда можете их задать нам на нашу электронную почту с адресом статья и припиской в теме письма.